Caso
Learning Experience Design, Facilitation
Facilitar a comunicação: arte e processo.
Comunicar é muito mais do que falar! Neste caso, é a arte e o processo de conduzir reuniões, workshops, entrevistas.
A relação com a GALP já não é de ontem.
A confiança que temos de parte a parte é uma das chaves para as diferentes acções que têm vindo a acontecer. Com o programa “Facilitar a Comunicação: arte e processo” não foi diferente.
Em poucas palavras, fomos desafiados a desenhar um programa sobre facilitação e condução de reuniões, entrevistas e/ou workshops para um grupo de pessoas da equipa de IT da GALP, com os objectivos de as apoiar: a melhorar a transmissão e recolha de mensagens/ideias/percepções; a conduzir, facilitar e liderar reuniões, entrevistas e/ou workshops; a criar empatia e confiança com o(s) interlocutor(es); a identificar requisitos e diagnosticar as suas necessidades.
A ideia inicial era desenvolvermos este programa com um grupo de 6 pessoas. Acabámos por abrir 2 turmas para um total de 15 participantes.
Facilitar é simplificar? Bem, nem sempre, nem nunca!
Mas, para simplificar, este é um programa em que experimentamos a prática da facilitação, isto é, um programa em que os participantes são desafiados a explorarem diferentes formas de ser e de fazer, de se relacionarem com os outros, com os projectos e com as tarefas.
E fazemo-lo individual e colectivamente, partindo do princípio de que a aprendizagem é um processo individual, que pode ser realizado em grupo, com o propósito de, por um lado, proporcionar a cada um, uma experiência de aprendizagem diversificada, profunda e rica para si mesmo e enquanto facilitador e, por outro, potenciar aprendizagens, em grupo, relacionadas com a vivência e o trabalho com grupos.
Dizer como fazer ou facilitar aprendizagens?
Não somos de “dizer como fazer”. Somos, sim, de “ajudar a aprender a aprender”: provocamos para que as pessoas se possam desafiar, pôr-se em causa e ver as realidades de ângulos que possivelmente ainda não tinham considerado.
E foi também com olhar caleidoscópico que desenhámos e entregámos um programa diversificado, em formato - online e presencial, sessões de 2 a 8h - e conteúdo: da facilitação à comunicação consciente e com impacto, da teoria à prática e ao treino dos participantes como facilitadores.
Das “Curtas” para abrir caminho e alinhar significados...
Somos também do “nada se perde porque muito se transforma”! Pegámos nas Curtas que criámos no âmbito da Way Beyond School e desenhámo-las à medida, com foco nos objectivos, necessidades e interesses específicos destes participantes.
Em sessões de 120 minutos, desenvolvidas online, criámos contextos de aprendizagem que, ora partiram de pressupostos teóricos sólidos que ecoaram na experiência e vivência dos participantes, ora partiram dessas experiências e deram corpo àqueles pressupostos.
Abrimos caminho e alinhámos significados em torno de quatro temas, os quais decidimos serem essenciais para alcançar o propósito do programa, em conjunto com a responsável pelo projecto na GALP, com quem trabalhámos sempre em grande proximidade, .
A Arte da Facilitação: como liderar grupos através da facilitação? De que forma pode a facilitação ajudar-nos a relacionarmo-nos e a comunicar com os outros? Qual o aspecto de um contexto de aprendizagem com características de facilitação? Qual é o papel do facilitador? E dos participantes?
Sobre Escutar: neste mundo onde todos falam, cada vez mais alto, onde fica o espaço para a escuta? Será a escuta sinónimo de interesse e de atenção? Para que escutamos?
Comunicação Consciente: o lugar das conversas que promovem uma comunicação consciente. Que diferença existe entre aquilo em que acreditamos e aquilo que realmente acontece? Quais as qualidades de uma comunicação consciente?
Remotamente Eloquente: podemos tornar mais próxima e impactante a forma como comunicamos online? Como podem elementos como a voz, o ritmo, a energia, a postura, a respiração contribuir para a transmissão de uma mensagem de forma mais clara e assertiva?
Aos participantes agradou principalmente a duração das “Curtas”, “boas para começar o dia”, e a relação dialética teoria-prática-teoria, considerada clara, promotora da participação activa, da partilha, da colaboração e da co-construção. A nós também!
... ao Workshop “Facilitar a Comunicação”
Continuámos depois para o workshop de facilitação, no caso, da comunicação, com o propósito de compreender como se comunica e o impacto da comunicação na relação, no comprometimento, na partilha de informação e no negócio.
Partimos do modelo de aprendizagem experiencial de David Kolb e inspirámo-nos em metodologias colaborativas e centradas na pessoa, para conhecer o contexto e os desafios organizacionais através das percepções dos participantes.
Na primeira turma, dividimos o workshop em 2 momentos, um presencial de 8 horas e um online de 4 horas, porque os participantes preferiram desenhar experiências através de meios digitais. Na segunda turma, por motivos de força maior, o workshop foi organizado em 3 momentos, online, com a duração de 4 horas cada, os quais reflectiram as etapas de um processo de design thinking: identificação de temas, desenho das acções e treino/entrega de workshops sobre os temas identificados.
Entre a segunda e a terceira sessões, os pares que assim desejaram beneficiaram de acompanhamento, por parte de um dos facilitadores, com o propósito de proporcionar apoio ao desenvolvimento dos workshops e/ou treinar a entrega dos mesmos.
Do que gostaram as pessoas?
“[Conhecer] Novas ferramentas para utilizar em todo o processo de comunicação. Formação que permite dar a importância a aspectos relevantes para ser “melhor” comunicador, tanto em reuniões como em apresentação.”
“Ver a flexibilidade dos formadores, o que permitiu observar as consequências dessa flexibilidade. Todos os momentos de aplicação prática foram muito enriquecedores.”
“Entender o impacto das metodologias explicadas através de aplicação prática. Dicas muito pertinentes e de aplicação imediata.
As dinâmicas e a capacidade para a experimentação dos conceitos e das técnicas.”
E é isto, ficamos por aqui?
Nem pensar. Cada vez mais, queremos que as nossas parcerias com os nossos clientes aconteçam de forma continuada e no tempo longo. Além de tudo, queremos que os nossos clientes saibam que podem contar connosco. Por isso, criámos sessões para acompanhamento dos grupos de trabalho, ao longo do programa, concretamente para apoiar o desenvolvimento dos workshops e/ou treinar a entrega dos mesmos, e disponibilizámo-nos para apoiá-los após a sua finalização, em sessões colectivas de trabalho, em torno dos temas da comunicação e da facilitação.